Pour une entreprise, la gestion des données sensibles est un sujet préoccupant et nécessitant de plus en plus de moyens. Effectivement, leur volume est en hausse constante et la dématérialisation des documents nécessite des solutions pratiques et sécurisées en matière de stockage. Parmi les solutions innovantes, l'on retrouve le coffre-fort numérique.

Passons-le au crible dès maintenant.

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Le principe de fonctionnement

Le coffre fort numérique est un quelque sorte un endroit en ligne, dans lequel vous stockez vos données les plus précieuses en tant qu’entreprise. C'est notamment le cas des bulletins de salaire, des factures ou encore des données personnelles de vos clients. Son principe de fonctionnement est similaire à celui du cloud. Concrètement, chaque collaborateur d'une entreprise a la possibilité de stocker et de visualiser tout type de document en temps réel. Là où le coffre-fort numérique se différencie, c'est dans la sécurité qu'il propose. Effectivement, grâce à un système d'authentification performant, il est tout d’abord impossible d’y accéder en tant que personne non autorisée. Par ailleurs, les données sont indéchiffrables, car elles sont cryptées.

L’importance de la compatibilité avec vos logiciels de gestion de paie

Pour que le service comptable de votre entreprise soit encore plus performant, vous devez vous assurer que le coffre-fort numérique que vous choisissez est compatible avec vos logiciels dédiés à la gestion des bulletins de salaire. Si d’aventure, cela ne devait pas être le cas, vos comptables n'auraient pas la possibilité d'émettre et de stocker leurs documents en temps réel dans le coffre-fort. Malheureusement pour votre entreprise, les informations inhérentes à chacun de vos collaborateurs ne seraient plus à jour.

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L’impact d’un coffre-fort numérique sur le regard des collaborateurs

En tant qu’entreprise, opter pour la solution du coffre-fort numérique a une réelle incidence positive sur la manière dont est perçue votre organisation. Effectivement, en faisant en sorte de fluidifier au maximum les échanges de documents avec vos collaborateurs, vous améliorez votre image. De leur côté, ces derniers sont plus enclins à rester fidèles vis-à-vis d'une entreprise pour qui la sécurité est au cœur des préoccupations.

Le coffre-fort numérique vous fait gagner du temps et de l’argent

Voilà qui est factuel. La classification et l’organisation des données internes d’une entreprise sont un travail à la fois chronophage et fastidieux, faisant perdre du temps à vos salariés. Par conséquent, votre entreprise perd aussi de l'argent. La solution du coffre-fort numérique vous permet d'archiver et de stocker vos documents en un claquement de doigts. Au quotidien, ce sont aussi des économies intéressantes concernant l'utilisation des consommables suivants :

• le papier ;
• l'encre ;
• classeurs et chemises ;
• coffrets de rangement ;
• la colle.

Ne vous y trompez pas, dans la vie privée comme dans le milieu professionnel, il n'y a pas de petite économie !